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本文首发于UED观察
题图:mentatdgt
摘要:开会是为了共享信息,研讨会是为了解决问题或达到可行的目标。
关键词:UX设计师,开会
什么时候应该开会?
会议是人们交流信息的一种方式。(项目状态更新或知识共享。)研讨会是解决问题的会议,集中时间用于想法的产生和推进项目。简而言之,会议讨论问题,研讨会解决问题。
举行会议的常见情况:
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项目启动:讨论项目简介和任务分配等关键信息 -
站会:团队日常站会(通常为15分钟),共享工作进度和遇到的问题 -
项目回顾:定期讨论,团队反思协作方式,并考虑改善工作流程的方法 -
一对一:主要是领导和下属讨论项目,个人成长和发展机会 -
UX团队:UX设计师齐聚一堂,分享工作,知识和灵感来源 -
设计评审:设计团队成员介绍项目进度并接收设计反馈
举行研讨会的常见情况:
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产品需求:了解当前状态,就即将开展的项目计划达成共识。 -
用户需求:设计师,研究人员和其他利益相关者在设计解决方案之前,对产品用户需求达成共识。 -
方案研讨会:团队全体成员聚集在一起,从各个角度(设计、开发、运营、市场…)快速生成和讨论各种想法。 -
项目/功能优先级:团队成员和其他关键决策者共同决定哪些项目最重要,并对它们进行优先级排序。 -
设计研讨会:协作分析和改进设计。
会议形式
太多的会议缺乏主题,导致效率低下。为会议引入结构,可以提高会议效率。
比如日常站会结构:
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昨天完成了什么? -
今天要完成什么? -
工作中遇到的障碍是什么?
这样的会议结构可以帮助与会者了解会议目的,并充分利用时间参与讨论。
会议规划和准备
计划会议肯定需要进行准备:创建幻灯片,草拟议程或会议提纲,对于非例行会议,你甚至可能需要做些额外的活动才能让被邀请者出席会议。
普通会议准备事项:
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1、确定并记录会议目的 -
2、通过电子邮件邀请参会者 -
3、创建讨论主题列表或会议提纲提供给与会者。(更长时间,更广泛的会议可能需要为每个主题分配时间限制。) -
4、预订实体或虚拟会议室。确保技术设备(例如投影仪,电话等)正常运行。 -
5、如有必要,创建演示幻灯片或讲义。 -
6、通过电子邮件跟进,分享会议记录或重要决定。注意任务分配和具体责任人。
设计研讨会准备事项:
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1、确定并记录会议目的 -
2、确定利益相关者。邀请参加者之前,如有可能,与每个参加者讨论研讨会的目的和相关性。邀请与会者并确认出席。向参加者表示感谢! -
3、确定符合研讨会目标的讨论或活动。计划分配多少时间来介绍,运行,记录。创建正式议程并分发。创建一个详细的执行文档,列出其他详细信息(例如,所需的材料和每个活动的理想时间)。 -
4、预订实体或虚拟会议室。确保技术设备(例如投影仪,电话等)正常运行。确保有足够的地面空间用于体育活动,墙面空间足够张贴便签纸。 -
5、创建幻灯片,为每项活动提供说明和视觉参考。如有必要,创建讲义。向每个与会者打印并分发会议议程。收集并组织每项活动所需的有形材料和工具。 -
6、记录解决方案,完成的目标和制定的决策。拍摄即时协作和活动的照片。向与会者发送评估表,评估研讨会的成功程度。创建并填写一份自我评估和反思表,以记录可优化的地方或下一次要做的事情。
参考资料
workshops-vs-meetings: https://www.nngroup.com/articles/workshops-vs-meetings/